Los controles internos son una necesidad en la vida y las empresas, pero casi nadie los aplica. Hay una materia enfocada a eso en licenciaturas diversas. Yo la llevé con dos nombres :En LSCA (Licenciatura de Sistemas computacionales Administrativos) y Licenciatura en contaduría.
Hablando del factor humano, me encontré este ejercicio de la materia “Establecimiento de controles internos”.
“La imponchable” es uno de los fabricantes de llantas para turismo y furgoneta líderes en Europa. También somos uno de los principales fabricantes del mundo de llantas para el mercado de equipo original y reposición.
Estamos entre los cinco principales proveedores de automoción del mundo, con divisiones especializadas en sistemas de frenos, instrumentación, sistemas y componentes powertrain y chasis, electrónica de vehículos, soluciones de infoentretenimiento, y elastómeros técnicos. Y en todo el mundo, la corporación tiene más de 190.000 empleados en 61 países y 554 ubicaciones.
“La imponchable” siempre se esfuerza por ofrecer las mejores soluciones de llantas, sin importar el vehículo. Aplicamos nuestra comprensión integral de la investigación, el desarrollo y las pruebas a una amplia gama de llantas, cada uno adaptado perfectamente a su propósito.
Nuestras llantas vienen en muchas formas y tamaños: grandes y pequeños, pesados y delgados, rápidos y fuertes. Nuestras llantas han estado en autos de carreras y bicicletas del Tour de Francia, han batido récords de velocidad y alcance, y se prueban regularmente como los mejores en su clase y, a menudo, han sido los primeros de su categoría.
Sin embargo, existe un cambio de administración y nos surgen problemáticas que se mencionan a continuación Los clientes se comunican a la empresa con para poder levantar pedidos, pero los gestores de atención no saben a dónde redirigir la solicitud. Teniendo un retraso de levantamiento de ordenes de compra y por lo tanto del surtido de nuestro producto. Y como consecuencia hemos perdido clientes importantes.
La falta de personal operativo y administrativo hace que los trabajadores con los que se cuentan, tengan más responsabilidades y carga de trabajo de lo estipulado en su contrato, esto genera desmotivación, disgusto y mala disposición en el día a día.
Los trabajadores no tienen claro cuáles son sus funciones ni cómo están aportando al crecimiento de la empresa, realizan tareas que no tienen que ver con sus cargos
Como resuelven esto con IA ?
No se necesita contaduría ni Sistemas. Mi punto de vista sería que lo que necesito ya es separar los segmentos. No se si quieren una solución global o regional o de mi área.
Antes de diseñar una solución, hay que saber qué tamaño de problema estamos autorizados a tocar. ¿Es una tienda o sucursal? ¿Una región? ¿Un país? ¿Toda la corporación? La verdad es que no siempre se sabe. Lo que sí está claro es dónde empieza el dolor: los chicos/chicas del call center son el punto inicial de acción. Capturan la llamada, capturan al cliente, capturan la necesidad. Si no hay control en esa primera puerta, no importa si luego arreglas la fábrica entera: ya perdiste al cliente.
Punto 1 :
- Hay un descontrol tremendo en Recursos Humanos y en Producción, que justifican por errores de compras.
- La necesidad real es Hacer un formulario donde los de atención a cliente en teléfono capturen todos los datos. Que se le asigne un consecutivo al entrar, para saber si simplemente se salieron del formulario sin hacer nada.
- Cuadrarlo contra el conmutador.
- Hacer una reunión con recursos humanos , para evaluar sueldos descansos y tiempo que llevan los directores de área como el mismo recursos humanos, ventas, compras y producción. Ninguno de los tres esta haciendo su trabajo probablemente aunque es posible que hayan avisado antes.
- El enfoque cambia desde la carrera o licenciatura, pero esto no es algo que se pueda resolver sin trato humano y observación directa.
Punto 2:
- Siempre es importante no detener la facturación, aqui se ve que el problema principal no es control de ingresos sino un problema de información. Nadie ha consultado lo que los clientes quieren y si los empleados no saben a donde reportar hay problemas de control… de recursos humanos.
- Hay que tratarlo como un problema de “información” porque es lo que falta, comunicación, supervisión y controles internos de la información.
- Si estamos llegando establecer una política de Honestidad 100% y puertas abiertas. Decir que se esta bajo presión a los empleados, pero que vamos a arreglarlo. Los dos grandes enemigos que tenemos, se les dice, es la “falta de calidad” de los productos si asi lo ven los clientes, y la deshonestidad. Sobrecarga no te obliga a mentir. Una mentira dentro de la empresa en es sanción, la segunda es suspensión y la tercera despido.
- Se justifica en México por : Art 47 fraccion II LFT “Incurrir el trabajador, durante sus labores, en faltas de probidad u honradez, en actos de violencia, amagos, injurias o malos tratamientos en contra del patrón, sus familiares o del personal directivo o administrativo de la empresa o establecimiento, o en contra de clientes y proveedores del patrón, salvo que medie provocación o que obre en defensa propia;”
Punto Tres:
- Enfocarnos en políticas y procedimientos area por area, hecho por alguien externo y alguien interno a la vez, pero sin contacto entre sí.
- Lista de clientes de proveedores, y de empleados.
Si estoy resolviendo el problema debo estar seguro que la información es real.
Nota Plus:
- Si no puedes hacer esto por vibecoding tu solo, puedes contratar a alguien que sepa hacerlo o uno de sistemas nuevo, y que te ayude a tí directamente. Alguien nuevo es mejor, porque no esta maleado. Seguro que con 14 mil al mes por los primeros tres meses se puede y con los resultados le puedes subir a 20 por lo menos.
- Requisitos : Haber usado claude , Gemini o kimi en modo chat, conocer php y cpanel. Asi de simple.
Que hace la IA: Vibecoding te ayuda a construir el formulario de llamadas de Clientes en 30 minutos. Pero no te va a decir por qué tus empleados están desmotivados ni a hacer la reunión incómoda con el director de RRHH.
Y tu tienes que hacer tus propios controles internos. Puede ser que el de sistemas este igual o peor de desencaminado. Sin juzgar, solo puedes ver a las personas por lo que hacen.
Yo haría una presentación “Un problema sobre controles internos: lo que la Contabilidad, y sistemas no arreglan”
Y tu mismo o alguien que te ayude hace el punto 3.
Nota Personal :
- Todo esto queda en el aire si no hay respaldo. Mi recomendación: enviar la propuesta por correo electrónico, con copia a quien corresponda. No solo para tener un registro, sino para que quede claro quién propuso qué y cuándo. En controles internos, lo que no está documentado, no existe.
Que solicitaría ?
- Un personal nuevo eventual por tres meses por lo menos con php cpanel y conocimiento de chat LLM, externo, porque no puedo confiar en el personal interno.
Que presentaría ?
- Reporte Ejecutivo en dos hojas y una presentación de 10 láminas.
Contenido presentación:
1. Introducción: los controles internos en la teoría vs. la realidad
2. El caso: cambio de administración y el caos operativo
3. El diagnóstico: es un problema de información, no de facturación
4. La solución segmentada: cada área su propio tratamiento
5. La solución humana (lo que duele pero funciona):
– Formulario de captura con consecutivo
– Reunión con RRHH y revisión de directores
– Política de honestidad con respaldo legal
– Revisión área por área (interno + externo)
– Inventario de activos, clientes, empleados y proveedores
6. Lo que sistemas/vibecoding SÍ puede hacer: el formulario, el dashboard, el seguimiento
7. Lo que sistemas/vibecoding NO puede hacer: la conversación difícil, la cultura, la observación directa
8. Documentar todo: envía la propuesta por correo
9. Conclusión: la tecnología acelera, pero no sustituye al trato humano
Y una que al final diga :
- Razones de exito :
- Trabajar sobre lo que ha sido dañado (factores recesivos)
- Honestidad transversal
- Personal nuevo con ojos limpios
- Manuales y procedimientos por ojos internos y externos
Nota “meta”
- Gemini hoy domingo no puedo hacerme una imagen . Modelos gemini 3.5 flash . Literalmente esta mejor gemini que la semana pasada pero al mismo tiempo me dio algo mas inutil. Esta imagen se hizo en Grok con un prompt de Kimi y de momento es suficiente, pero Gemini me mezcló en su propuesta con el del tema anterior y yo calificaría en 6/10 así que había que descartar. Grok ilustra lo necesario.
